Il “sistema informativo” è differente rispetto al concetto di “sistema informatico”.
Il primo si riferisce in senso più ampio ad un sistema in grado di gestire informazioni indipendentemente dall’impiego di strumentazione elettronica.
Il secondo comprende invece anche l’impiego di procedure e infrastrutture elettroniche e della componente applicativa (software), utilizzate per supportare la gestione delle informazioni.
Precisata questa distinzione si deve riconoscere che nell’uso comune il termine “sistema informativo” viene utilizzato in senso estensivo per indicare anche il sistema informatico (infrastruttura elettronica e applicativa) , ed è proprio in quest’ultima accezione che utilizzeremo d’ora in avanti il termine “sistema informativo”.
Lo scopo ultimo dei Sistemi Informativi Aziendali è quello di soddisfare il bisogno di conoscere i fenomeni aziendali, secondo i tempi e le modalità utili al fruitore di tali informazioni, che generalmente ne ha bisogno per compiere scelte tempestive e consapevoli.
Questo significa in primo luogo dover raccogliere ed archiviare dati riguardanti specifici eventi aziendali, elaborarli, consolidarli in informazioni, ed infine distribuirli a chi ne faccia esplicita richiesta, nel momento in cui ne ha effettivamente bisogno, nelle modalità e nelle forme di rappresentazione a lui più utili e più facilmente comprensibili.
La rilevazione degli eventi aziendali, la loro archiviazione, il loro trattamento, la successiva distribuzione e rappresentazione, deve avvenire in formato elettronico tramite opportune procedure che si avvalgono del supporto di elaboratori elettronici (hardware), di apparati di rete (networking) e di componenti applicative (software).
Da questo quadro emergono tre classi di elementi alla base di un Sistema Informativo Aziendale: i dati, le procedure e gli strumenti.