Nella stessa finestra in cui si crea un evento, è possibile impostare un promemoria sia come modalità (Email o finestra di Popup), che come tempistica (quanti minuti, ore, giorni o settimane Prima).
Cliccando Aggiungi un promemoria si aggiunge un’ulteriore segnalazione.
Quando si crea un evento nel calendario, è possibile fare in modo che si ripeta per un periodo di tempo, ad esempio una volta alla settimana o tutti i venerdì. Creando un evento ricorrente, è possibile risparmiare tempo ed evitare lo sforzo di creare molti eventi separati. Ciò consentirà inoltre di modificare contemporaneamente tutti gli eventi di una serie attraverso una sola modifica.
Per creare un evento ricorrente occorre solamente spuntare la casella “Ripeti” e scegliere in che modo questo evento dovrebbe ripetersi.
Sono due i modi per creare un evento in un calendario:
•Selezionare “Crea un evento in questo calendario” dal menù a tendina del Calendario nel quale si desidera creare l’evento.
•Aprire il calendario in qui si vuole creare l’evento e posizionarsi sulla data e ora desiderata, Cliccare: apparirà il fumetto con le informazioni, cliccare su Crea evento
Quindi :
•Inserire il nome dell’evento
•Data e ora di inizio e fine oppure selezionare “Tutto il giorno”
•Se vogliamo indicare un luogo inserire l’indirizzo nella casella Dove
•Se il nostro evento è una riunione online che si svolge in videochiamata cliccare su “Aggiungi videochiamata”
•Selezionare le impostazioni di stato e visibilità
•Se l’evento si ripete spuntare “Ripeti”, impostiamo le opzioni di ripetizione
Supponiamo di dover impostare un evento che riguarda il corso Ecdl, quindi, quattro lezioni ripetute di lunedì.
Nella finestra Ripeti impostiamo:
•Si ripetere Ogni settimana;
•Ripeti ogni 1 settimane;
•Ripeti il giorno spuntare L;
•Inizia il giorno inserire la data della prima lezione;
•Termina selezionare la seconda scelta e scrivere 4 nel campo occorrenze.
Se viene apportata una modifica a un evento che fa parte di una serie ricorrente, è possibile scegliere gli eventi a cui applicare la modifica nel momento in cui viene salvato. In base al tipo di modifica apportata, è possibile visualizzare alcune o tutte le seguenti opzioni:
•Solo questo evento;
•Eventi successivi;
•Tutti gli eventi.
È possibile modificare l’elenco degli invitati per gli eventi ricorrenti o solo per un evento in una serie ricorrente. Se l’unica modifica riguarda la gestione degli invitati è possibile applicarla a “Tutti gli eventi” o a “Solo questo evento”.
Per eliminare un evento o l’intera serie, fare clic sul titolo di un evento ricorrente, quindi su Elimina.
Verrà chiesto di scegliere quali eventi della serie eliminare:
•Per eliminare soltanto un evento nella serie di ricorrenze, scegli “Solo questa occorrenza”.
•Per eliminare tutti gli eventi nella serie di ricorrenze, scegli “Tutti gli eventi nella serie”.
•Per eliminare tutti gli eventi che seguono quello corrente nella serie di ricorrenze, scegli “Tutti i seguenti”.
Per nascondere rapidamente un singolo calendario, si clicca sulla freccia in giù accanto al nome del calendario da nascondere. Si seleziona Nascondi il calendario dall’elenco dal menù a discesa.
Quando si nasconde un calendario, questo non verrà visualizzato nell’elenco dei calendari. Si può tuttavia continuare ad accedere ai calendari condivisi dal menù Calendari .
Per nascondere temporaneamente uno o più calendari, oppure per visualizzarli in caso siano stati nascosti precedentemente, si clicca sul pulsante Impostazioni (a forma di ingranaggio) e, dal menù, si sceglie la voce Impostazioni , oppure selezionare Impostazioni Calendari dal menù a tendina della voce “I miei calendari” .
Si seleziona la scheda Calendari.
Si selezionano, o deselezionano le caselle di controllo appropriate sotto la colonna MOSTRA NELL’ELENCO.
Per condividere un calendario online,nel nostro caso Google
Calendar
• Nell’elenco di calendari sulla sinistra della pagina, fare
clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a un
calendario, quindi selezionare Condividi questo
calendario.
• Inserire l’indirizzo email della persona con cui
desiderate condividere il calendario.
• Scegliere un livello di autorizzazione dal menu a
discesa e fare clic sul pulsante Aggiungi persona.
Quando si clicca su Aggiungi persona, la persona che si ha selezionato per
condividere il calendario riceverà un invito via email per poterlo visualizzarlo.
Attualmente è possibile condividere il calendario con un massimo di 75 utenti al giorno.
Per poter condividere i tuoi calendari con più utenti, occorre attendere 24 ore prima di
tentare nuovamente.
Per rendere pubblico il calendario occorre procedere nel seguente modo:
• Nell’elenco dei calendari sulla sinistra, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso
accanto al calendario desiderato, quindi selezionare “Condividi questo calendario”.
• Selezionare Rendi pubblico questo calendario.
• Se non si desidera che altri possano vedere i dettagli dei vostri eventi, selezionare
“Condividi solamente lo stato libero/occupato (nascondi dettagli)”.
• Fare clic su “Salva”.
Ricordiamo che se il calendario è reso pubblico tutti potranno visualizzare i vostri eventi, anche tramite la ricerca del motore di ricerca Google.
E’ possibile anche condividere un calendario con persone che non utilizzano Google
Calendar.
Tramite l’indirizzo del vostro calendario in formato HTML è possibile condividere il
calendario con persone che al momento non utilizzano Google Calendar.
Procedere dunque nel seguente modo:
•Nell’elenco dei calendari sulla sinistra, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto a un calendario, quindi selezionare “Impostazioni calendario”.
•Nella sezione “Indirizzo calendario” fare clic sull’icona “HTML”. Verrà visualizzata una finestra popup con l’URL del vostro calendario.
•Condividere questo URL con le persone che non utilizzano Google Calendar.
E’ possibile modificare la quantità di informazioni disponibili all’indirizzo del calendario facendo clic sul link “Modifica impostazioni di condivisione” nella sezione “Indirizzo calendario”.
Ogni calendario è legato ad uno specifico indirizzo web. Per trovare l’indirizzo del vostro calendario si deve procedere nel seguente modo:
•Nell’elenco dei calendari sulla sinistra della pagina, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto al calendario desiderato, quindi seleziona “Impostazioni calendario”.
•Nella sezione “Indirizzo calendario” fare clic sul pulsante “XML” o sul pulsante “HTML”. Viene visualizzata una finestra popup con l’URL pubblico del tuo calendario.
•Utilizzare questo URL per accedere alle informazioni del tuo calendario.
Con Dropbox si clicca con il tasto destro del mouse sul file di cui si vuole ripristinare un’altra versione e, dal menù contestuale si seleziona la voce Versioni precedenti.
Viene visualizzata la finestra della cronologia delle versioni del file, in cui spuntiamo la versione che si vuole ripristinare, confermando tramite il pulsante Ripristina
Gli strumenti di collaborazione online di Google dispongono di un riquadro per la cronologia delle revisioni che consente di visualizzare rapidamente tutte le modifiche apportate a un documento da ciascun collaboratore. Anche se non funziona esattamente come uno strumento per tenere traccia delle modifiche, la cronologia delle revisioni consente di visualizzare e ripristinare le versioni precedenti del documento, foglio di lavoro,
presentazione o disegno e vedere quali collaboratori hanno apportato modifiche a ciascuna versione.
Per accedere alla cronologia delle revisioni occorre procedere nel seguente modo:
Attenzione: Il ripristino di una versione precedente del documento non elimina nessun’altra versione. La versione ripristinata viene invece spostata in alto nella cronologia delle revisioni e vengono mantenute tutte le versioni precedenti del documento, inclusa la versione corrente.
•Selezionare: FileCronologia delle revisioni.→
(Ctrl+Alt+Maiusc+G)
•Fare clic su una data e ora nel riquadro a destra per visualizzare una versione precedente del documento, modificata dai collaboratori elencati per tale data e ora. Qualsiasi modifica apportata da un dato collaboratore verrà mostrata nel corpo del documento con il colore assegnato a quella persona nel riquadro della cronologia delle revisioni.
•Se si desidera ripristinare la versione che si sta attualmente visualizzando, fare clic su Ripristina questa revisione.
•Se si desidera tornare alla versione corrente del documento per continuare a modificarlo, fare clic sulla X nella parte superiore destra del riquadro “Cronologia revisioni”.
Per tutte le revisioni di Documenti, Fogli di lavoro e Presentazioni Google, le revisioni vengono raggruppate in brevi periodi di tempo per facilitare all’utente l’identificazione delle piccole differenze tra le versioni precedenti del documento. Se si desidera visualizzare le revisioni più in dettaglio, fare clic sul pulsante Visualizza più dettagli sulle
revisioni nella parte inferiore destra del documento.
Cronologia delle revisioni è disponibile solo per gli utenti con l’accesso “Può modificare”. Gli utenti con l’accesso “Può visualizzare” e “Può commentare” non possono visualizzare la cronologia delle revisioni.
La condivisione è la struttura di base delle attività online.
Se si desidera infatti è possibile inviare un file o una cartella ad altre persone in modo che possano visualizzarlo, modificarlo o aggiungervi commenti. E’ possibile condividerlo direttamente su Google Drive, Documenti, Fogli o Presentazioni, oppure tramite un link o un allegato email.
Le persone con le quali è stato condiviso il file o la cartella vedranno all’istante le modifiche apportate, in modo che tutti ne siano al corrente e che si possano ricevere i commenti rapidamente.
Con Dropbox ci sono due modi per condividere file o cartelle:
1.Condividendo una cartella sul sito web di Dropbox Quando si crea una cartella condivisa e vi si aggiungono altre persone, i file della cartella appariranno nel loro Dropbox esattamente come appaiono nel proprio. Tutti membri della cartella possono aggiungere, eliminare o modificare i file contenuti in tale cartella. Si accede al sito web di Dropbox e si seleziona la cartella o il file e si clicca sullo spazio vuoto a destra del nome dell’elemento. Si clicca su “Invita alla cartella” nella barra degli strumenti, per condividere una cartella per la prima volta. Si inseriscono gli indirizzi email delle persone che si desidera invitare alla condivisione. Per creare una nuova cartella condivisa, si clicca sul pulsante “Nuova cartella condivisa” nella parte superiore della pagina. Per invitare più persone ad una cartella condivisa già esistente, la si individua nell’elenco e si clicca sul link Opzioni
Si può rimuovere un link dalla scheda Link nella barra laterale del sito web di Dropbox.
Cliccando la voce Link nella barra laterale del sito web di Dropbox, sono visualizzati gli elementi che sono stati condivisi; cliccando sulla X a destra dell’elemento si apre la finestra di colloquio.
Rimuovi link a “nome elemento” dove si clicca su “Rimuovi link”.
Condivisione di un file o di una cartella con Gdrive
Come già detto, è possibile condividere file o cartelle da Google Drive o direttamente nella schermate di Documenti, Fogli e presentazioni.
1.Aprire Drive oppure un file o una cartella che vuoi condividere.
2.Aprire il riquadro di condivisione:
◦Mentre il file è aperto: fare clic su Condividi nell’angolo in alto a destra.
◦Mentre la cartella è aperta: fare clic sul pulsante Condividi in alto a destra.
◦Dall’ elenco di file in Drive: selezionare il nome di un file o di una cartella e fare clic sul pulsante Condividi in alto. (a sinistra nella versione Classica, a destra nella nuova versione)
3.Sotto “Persone” nella finestra di condivisione, digitare gli indirizzi email delle persone o dei gruppi di Google Gruppi con i quali si vuole condividere. E’ anche possibile cercare i contatti digitandoli nella casella.
4.Scegliere il tipo di accesso che si vuole concedere a questi utenti facendo clic sulla freccia verso il basso a destra della casella di testo:
◦Può modificare: gli utenti possono modificare il file o la cartella e condividerli con altri
◦Può commentare: gli utenti possono visualizzare e aggiungere commenti al file o alla cartella, ma non possono apportare modifiche
◦Può visualizzare: gli utenti possono visualizzare il file o la cartella ma non possono apportare modifiche o aggiungere commenti
5.Fare clic su Fine. Gli utenti riceveranno un’email che li informerà che sono stati condivisi con loro il file o la cartella.
Se si vuole, è possibile anche condividere più file contemporaneamente.
Modifica delle impostazioni di condivisione
Quando si condivide un file o una cartella in Google Drive o in Documenti, Fogli e Presentazioni Google, è possibile scegliere il livello di visibilità dei file e delle cartelle.
Inoltre è possibile scegliere quali operazioni fare con ogni singolo utente: ad esempio, scrittura collaborativa di un testo (permesso di modifica) o la possibilità di revisionare un documento senza modificarlo (permesso di sola lettura). È possibile controllare il livello di visibilità dei propri file per altre persone e si può passare dal tenere i file completamente privati al consentirne la visualizzazione a chiunque sul Web.
Per scegliere chi può visualizzare i tuoi file o le tue cartelle occorre seguire la seguente procedura:
•Accedere a Drive o alla schermata Home di Documenti, Fogli o Presentazioni.
•Aprire il file o la cartella.
•Fare clic su Condividi per i file, mentre per le cartelle fare clic sull’icona Condividi nell’angolo in alto a destra dello schermo.
•A seconda del contesto:
◦Fare clic su Ottieni link di condivisione
◦Fare clic sul menu a discesa sotto “Condivisione tramite link attivata” nella finestra di condivisione.
•Selezionare un’opzione di visibilità. Per vedere un elenco completo di opzioni, fare clic su Altro.
| Opzione di visibilità | Definizione | È richiesto l’accesso? |
| Persone specifiche | Sei l’unica persona che può accedere al file o alla cartella fino a quando non lo condividi con persone o gruppi specifici | Sì (a modificare o commentare) |
| Chiunque abbia il link | Chiunque disponga del link al file o alla cartella può accedervi | No |
| Pubblico sul Web | Chiunque può accedere al file o alla cartella via Internet tramite i risultati di ricerca o l’indirizzo web | No |
•Se avete selezionato “Chiunque abbia il link” o “Pubblico sul Web”, fare clic sulla freccia verso il basso accanto ad “Accesso” per scegliere se gli utenti sono autorizzati a visualizzare, commentare o modificare il file o la cartella una volta aperti. Successivamente, fare clic su Salva.
•Fare clic su Fine.
In questa sezione illustro le procedure per creare, modificare e salvare file online utilizzando le funzionalità del servizio di Google.
Nello specifico tratterò le principali azioni in riferimento alla creazione di un documento di testo; ricordiamo che le procedure sono le medesime anche per la creazione di un foglio di calcolo o di una presentazione.
Per poter creare un nuovo documento occorre accedere a Google Drive e selezionando il
pulsante Crea (vecchia versione) o Nuovo (Nuova versione) selezionare Documento. A questo punto abbiamo creato e si aprirà in una nuova finestra un documento dal titolo “Documento senza titolo”.
Per assegnare un nome a un documento, foglio di lavoro o presentazione occorre seguire la seguente procedura:
Con il documento aperto.
Aprire il menu File.
Selezionare Rinomina. (oppure cliccare sulla barra del titolo)
Digitare un nome per il file.
Fai clic su OK.
Per modificare il documento è possibile utilizzare la seguente barra della formattazione
presente in ogni editor di testo.
Le applicazioni basate sul web sono decisamente più limitate rispetto ai software di elaborazioni dati e fogli di calcolo a cui ci siamo abituati in ambiente desktop. Hanno però due caratteristiche che le rendono efficaci.
•In primo luogo permettono la condivisione di file tra più utenti, semplificando la gestione dei contenuti.
•In secondo tempo permettono un aggiornamento in tempo reale dei file: questo significa che due utenti possono lavorare sullo stesso documento vedendo le modifiche fatte in modo sincrono.
•Ultimo aspetto è legato all’accesso incondizionato ai propri file ovunque sia presente una connessione Internet, facilitando la gestione dei propri documenti.
Oltre allo spazio di archiviazione online, nel cloud è possibile utilizzare delle comuni applicazioni di produttività, simili a quelle che normalmente sono installate sui computer:
•elaboratori di testi, che permettono di scrivere documenti di testo, e possono essere utilizzati al posto di Writer o di Word;
•fogli elettronici, che permettono di svolgere calcoli e funzioni su dati numerici, nonché di realizzare grafici, e che possono essere utilizzati al posto di Calc o Excel;
•presentazioni multimediali, che permettono di realizzare diapositive da proiettare a un pubblico per esporre idee, e che possono essere utilizzate al posto di Impress o Powerpoint.
OneDrive offre la suite di MS Office Online
Utilizzo Google Drive come suite di riferimento per analizzare nel dettaglio le operazioni caricamento, scaricamento, eliminazione dei file.
Per poter disporre del servizio è necessario registrarsi sul sito https://drive.google.com/ che permette di aprire la pagina di registrazione. Per i servizi Google la registrazione ai servizi è unica ed è sufficiente farlo per la casella di posta elettronica.
Terminata la registrazione occorre andare sul sito https://drive.google.com/#my-drive per accedere al proprio servizio.
Google Drive ha recentemente rinnovato la schermata di accesso e di utilizzo.
Essendo le procedure molto simili e per una maggior completezza del testo proponiamo le procedure in modo affiancato, per poter avere un quadro di situazione più completo.
Appena eseguito l’accesso appare la seguente schermata nella versione classica di Google Drive:
Mentre nella versione nuova la schermata è la seguente:
Nell’area di sinistra (in entrambe le versioni) è possibile vedere il menù di gestione che ha un pulsante rosso con scritto NUOVO. Questo pulsante permette di creare un nuovo oggetto, come si può vedere dal menù a tendina che compare, come da immagine seguente.
Dal menù a tendina si può scegliere di creare una nuova cartella, un nuovo file (approfondiremo questo aspetto quando trattiamo i documenti di collaborazione online), oppure è possibile caricare un file.
Cliccando su Cartella si può creare una nuova cartella per poter organizzare lo spazio di Google Drive in modo ordinato.
Cliccando su Caricamento di file è possibile caricare un file presente sul proprio device.
CARICARE FILE E CARTELLE
Esistono due modalità per caricare i file su Google Drive:
Trascinamento. Utilizzando recenti versioni del browser è possibile utilizzare il trascinamento (Drag and Drop) per spostare i file dal computer su Google Drive. E’ possibile anche trascinare i file direttamente all’interno di cartelle o sottocartelle
Caricamento tramite Google Drive (secondo i seguenti passaggi):
Nuovo Google Drive
Versione classica di Google Drive
SCARICARE FILE E CARTELLE
Per scaricare un file si può seguire i seguenti passaggi:
Se stai visualizzando un file di Documenti, Fogli o Presentazioni Google, scarica il file facendo clic su File e scegliendo Scarica come. Tieni presente che se trascini un file da Google Drive sul desktop non verrà salvata una copia del file nel tuo computer.
Per lo scaricamento delle cartelle la procedura è analoga, se non che verrà salvato un archivio zip contenente la cartella selezionata.
CREARE CARTELLE
Per creare una cartella nel nuovo Google Drive occorre procedere nel seguente modo:
Spostamento di una cartella
Per spostare una cartella nel nuovo Google Drive, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e seleziona Sposta in, oppure fai clic su una cartella, tieni premuto e trascinala in una nuova posizione.
Per spostare una cartella nella versione classica di Google Drive procedere nel seguente modo:
Spostamento di file nelle cartelle condivise da altri utenti
Per spostare file in una cartella condivisa nel nuovo Google Drive, procedere nel seguente modo:
Eliminazione di una cartella
Per eliminare una cartella nel nuovo Google Drive, procedere nel seguente modo:
Alcuni suggerimenti di Google sull’utilizzo delle cartelle
Le cartelle possono essere nidificate come le cartelle sul vostro desktop. Se sincronizzate le cartelle con il computer utilizzando Google Drive per Mac/PC, la struttura delle cartelle rimarrà la stessa.
È possibile condividere le cartelle con altre persone. Le autorizzazioni di condivisione impostate per la cartella verranno applicate anche agli elementi in essa contenuti.
Per poter condividere i file è possibile condividere anche la cartella. Per fare questo è necessario seleziona una cartella e fai clic su Condividi
per concedere l’accesso ai file nella tua cartella ad altre persone. Una volta fornito l’accesso a qualcuno, si vedrà l’icona dell’utente a forma di cerchio.
Gli utenti con accesso “Può modificare” possono concedere l’accesso ad altri utenti. E’ possibile monitorare l’attività nella cartella per vedere in dettaglio chi ha accesso.
Per aggiungere qualcosa a più di una cartella, tenere premuto il tasto Ctrl (⌘ Command per Mac) e selezionare più cartelle.
Quando una cartella è sincronizzata con la cartella Google Drive presente sul proprio computer, le modifiche della cartella online si riflettono su quelle del computer e viceversa. Se viene rimosso un file da una cartella condivisa, i collaboratori con accesso alla cartella, ma non al singolo file, non saranno più in grado di vedere l’elemento nel loro Google Drive.